Wyrok NSA zmienia zasady doręczeń w e-Urzędzie Skarbowym

NSA uznał, że jeżeli pełnomocnik wskazał w konkretnej sprawie określony adres do doręczeń, np. adres ePUAP, organ podatkowy nie może automatycznie uznać pisma za doręczone wyłącznie dlatego, że zostało ono udostępnione na koncie w e-Urzędzie Skarbowym. Orzeczenie ma istotne znaczenie dla podatników i ich pełnomocników, ponieważ ogranicza ryzyko utraty prawa do odwołania wskutek nieprawidłowego wyboru kanału komunikacji przez organ.

Problem z doręczeniami przez e-Urząd Skarbowy

Sprawa rozpoznawana przez NSA w składzie siedmiu sędziów dotyczyła zasad stosowania elektronicznych doręczeń przez organy podatkowe.

W praktyce organy przyjmowały, że samo wyrażenie zgody na korzystanie z e-Urzędu Skarbowego pozwala na kierowanie tam korespondencji, nawet jeżeli w konkretnej sprawie pełnomocnik wskazał inny adres do doręczeń.

Takie podejście mogło prowadzić do poważnych konsekwencji. Decyzja podatkowa mogła zostać uznana za skutecznie doręczoną po upływie 14 dni, mimo że pełnomocnik faktycznie się z nią nie zapoznał. W efekcie podatnik mógł utracić możliwość wniesienia odwołania.

Sprawa, która trafiła przed NSA

Postępowanie dotyczyło spółki, której pełnomocnik wskazał w dokumentach adres ePUAP jako właściwy adres do doręczeń.

Mimo tego organ podatkowy udostępnił decyzję w e-Urzędzie Skarbowym i uznał ją za doręczoną po upływie ustawowego terminu. Spółka dowiedziała się o wydanej decyzji dopiero kilka miesięcy później, podczas rozmowy telefonicznej z urzędnikiem.

Gdyby stanowisko organu zostało utrzymane, podatnik mógłby utracić prawo do zakwestionowania decyzji dotyczącej rozliczeń VAT.

W postępowaniu przed NSA uczestniczyła również Krajowa Rada Doradców Podatkowych.

Co orzekł Naczelny Sąd Administracyjny?

NSA wskazał kilka istotnych zasad dotyczących elektronicznych doręczeń:

1. Jeżeli pełnomocnik podał konkretny adres, np. ePUAP, organ powinien kierować korespondencję właśnie tam. Sama ogólna zgoda na korzystanie z e Urzędu Skarbowego nie oznacza automatycznej zmiany adresu do doręczeń w danej sprawie.
2. Jeżeli pismo trafiło do niewłaściwego kanału komunikacji i nie zostało odebrane przez pełnomocnika, nie można automatycznie przyjąć, że rozpoczął się bieg terminu do wniesienia odwołania.
3. Jeżeli pełnomocnik mimo niewłaściwego kanału faktycznie pobrał dokument, doręczenie może zostać uznane za skuteczne.

Znaczenie wyroku dla podatników

Orzeczenie NSA stanowi ważny sygnał, że cyfryzacja administracji podatkowej nie może prowadzić do ograniczenia praw podatników.

Organy podatkowe nie mogą dowolnie wybierać kanału komunikacji i pomijać adresu wskazanego przez pełnomocnika w konkretnej sprawie. Błędy organizacyjne po stronie administracji nie powinny powodować utraty prawa do obrony swoich interesów.

Dla podatników oznacza to przede wszystkim, że:

• brak odebrania pisma w e-Urzędzie Skarbowym nie zawsze prowadzi do fikcji doręczenia,
• organ powinien respektować wskazany adres do doręczeń,
• warto dokładnie kontrolować, jakie kanały komunikacji zostały wskazane w prowadzonych postępowaniach.

Nowe przepisy dotyczące doręczeń elektronicznych

Wyrok NSA zapadł w momencie, gdy ustawodawca zdecydował się ostatecznie uporządkować zasady elektronicznej komunikacji organów podatkowych z podatnikami i pełnomocnikami.

Kluczowe znaczenie ma nowelizacja Ordynacji podatkowej z 29 maja 2026 r., która wprowadza precyzyjną definicję „konta w systemie teleinformatycznym organu”. Zgodnie z nowymi przepisami za takie konto będą uznawane wyłącznie e-Urząd Skarbowy oraz platforma PUESC. Oznacza to, że skrytki na platformie ePUAP przestaną być traktowane jako oficjalne konta organów skarbowych do celów doręczeń.

Pierwszy etap zmian, dotyczący definicji systemów teleinformatycznych organów, wszedł w życie 26 czerwca 2026 r. Kolejne rozwiązania zaczną obowiązywać od 1 października 2026 r. i mają uprościć procedurę doręczeń elektronicznych.